Caratteristiche e funzionalità indispensabili per il tuo Software Gestionale. La tecnologia è ormai parte integrante della nostra vita privata e lavorativa. Pronto e adeguato a tutte le nuove richieste del mercato e legislative. Questo programma, per la piccola impresa, è già pronto anche per la fatturazione elettronica sia verso la PA sia verso le aziende sia verso i privati, come prevede la normativa dal 1 gennaio 2019.
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Potrai attivare, direttamente dal software, pacchetti aggiuntivi di fatturazione elettronica al prezzo di € 83/anno per azienda.
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Commercialista con software di terze parti
Il tuo commercialista potrà accreditarsi (gratuitamente!) in Agyo e scaricare con estrema facilità le tue fatture (inviate e ricevute) in formato XML per poi importarle automaticamente nel suo gestionale. In alternativa potrai inviargli i file XML tramite email (vedi istruzioni in dettaglio).
I primi passi sono stati mossi dalle realtà più grandi, dove il bisogno di sistemi di gestione centralizzati e digitali era più forte. Queste sono state seguite a ruota dalle realtà via via minori.
Per diversi anni i software gestionali sono stati sistemi molto complessi e, a ben vedere, gli stessi computer erano un lusso che pochi potevano permettersi.
Negli ultimi 15 anni invece tutto è cambiato, oggi è normale trovare un PC in quasi ogni realtà imprenditoriale, anche la più piccola, e i software gestionali sono diventati semplici da usare e alla portata di tutte le tasche.
Oggi, il mercato dei software di fatturazione e dei gestionali offre innumerevoli soluzioni e la scelta può diventare molto difficile se non si hanno le idee chiare sulle essenziali caratteristiche necessarie.
Ecco quindi un preciso elenco di caratteristiche irrinunciabili che deve avere un buon software gestionale per la tua impresa o studio professionale: una lista delle funzionalità che dovresti cercare e pretendere per la gestione della tua attività.
Semplicità d’uso
Il 99% delle imprese italiane sono microimprese e piccole imprese. Questo vuol dire che nella stragrande maggioranza dei casi il software di fatturazione o il gestionale verrà usato dall’imprenditore stesso o al massimo da un collaboratore e non da un contabile professionista. Avere un programma di facile e immediato utilizzo è fondamentale altrimenti si rischia di non usarlo o usarne solo una minima parte perdendo tutti i vantaggi di cui si beneficia con strumenti di questo genere.
1 Un’interfaccia intuitiva
2 Pensato e disegnato per te
Alta Automazione
Velocizzare le attività e semplificare i processi è alla base del concetto stesso di gestionale. Abbattere il tempo speso in attività improduttive è un obiettivo di ogni impresa e professionista.
3 Abbattere la probabilità di errore
4 Risparmiare tempo
Affidabile e aggiornato
Come ogni investimento, anche quello in un software per la gestione aziendale passa dalla fiducia che si ripone nel fornitore.
5 Prodotto da una realtà solida
6 Costantemente aggiornato
7 Rapido nella ricezione dei cambiamenti
Gestione pagamenti, prima nota e scadenzario
La gestione finanziaria, ovvero la gestione del denaro è l’amministrazione della linfa vitale di un’impresa. Avere il controllo sulla liquidità aziendale e sui flussi di cassa in entrata e uscita è alla base di ogni attività imprenditoriale. La gestione dei pagamenti, il registro di prima nota cassa e lo scadenzario sono gli strumenti che permettono di monitorare e analizzare con costanza ed efficienza la gestione delle finanze nel tempo.
8 Controllo finanziario
9 Integrazione con l’home-banking
10 Collegamento ad altre forme di pagamento
11 Scadenze sempre sotto controllo
Fatturazione
“Fatturare, fatturare, fatturare” è il mantra che spesso si sente ripetere negli ambienti business, incredibilmente anche in quelli che prediligono il “nero” 😉 La corre a gestione delle fatture è il centro di ogni buon gestionale.
12 Facilità di compilazione
13 Calcolo fattura inverso
14 Fatture ricorrenti
15 Fatturazione elettronica
16 Fatture personalizzabili
Gestione di magazzino
Per molte realtà imprenditoriali la gestione di magazzino e le attività di logistica sono il cuore pulsante del business.
17 Tracciabilità
18 Codici a barre e lettori
19 Scorte, giacenze e riordini
20 Gestione multi-magazzino
21 Gestione taglie e colori
Supporto alla vendita
I migliori software gestionali forniscono numerosi strumenti a supporto delle attività di vendita, dalle integrazioni più comuni per registratori di cassa fino alle funzionalità di comunicazione con piattaforme e-commerce.
22 Preventivi
23 Collegamento a registratori di cassa
24 Gestione listini e aggiornamento
25 E-commerce
Scalabilità
La “scalabilità” è la capacità di un sistema di adattarsi al variare del volume o della tipologia dei dati trattati.
In pratica, la scelta del software gestionale deve passare anche dalla valutazione delle necessità di gestione nel medio termine (2-3 anni). Il software deve poter coprire le tue esigenze nel tempo, crescendo con te: in parole povere, se oggi fai 100 fatture all’anno, accertati che il software funzioni bene anche con 1000! Se devi risparmiare sui costi, adotta pure una soluzione “piccola”, ma accertati che possa accontentarti anche il giorno in cui dovrai chiedere “di più”.
26 Multiutenza
27 Integrazioni a servizi e prodotti
Analisi semplici e chiare
Inserire i dati corre i e ordinati in un software gestionale porta sicuramente a un primo vantaggio che è quello di riuscire a recuperare facilmente informazioni e documenti. Ma l’ultimo fine di un gestionale è quello di cercare di controllare l’andamento di acquisti e vendite, nonché dei flussi finanziari per il monitoraggio dei parametri di salute dell’attività.
E’ quindi importante che la soluzione gestionale permetta di vedere dati di fatturato aggregati secondo varie dimensioni e permetta di analizzare l’andamento del business in periodi differenti.
28 Analisi di acquisti e vendite
29 Analisi dei flussi finanziari
Assistenza e supporto
Avere un buon software gestionale ma non sapere a chi rivolgersi nel momento del bisogno o non avere strumenti a supporto (ad esempio una guida chiara e ben fatta) è il peggiore degli scenari possibili. L’assistenza da parte di personale qualificato e la presenza di risorse come guide, manuali, video e corsi, sono tutti requisiti fondamentali. Il tuo gestionale può anche portarti sulla luna, ma se nessuno ti spiega quali interruttori premere, rimarrai per sempre a terra!
30 Contenuti a supporto
31 Customer care disponibile e preparato
Conclusioni
Quando si passa da una gestione dell’attività manuale o “fai da te” all’uso di un software gestionale, fin dalle prime settimane di utilizzo si percepiscono i molti vantaggi. Passare da una gestione in cui servono diversi minuti o addirittura ore per trovare un documento o fare una semplice analisi del fatturato, a compiere queste azioni in pochi clic, si traduce direttamente in efficienza e produttività.
(il testo integrale dell’articolo lo trovate quì)